Loteria fantowa Polskiego Towarzystwa Walki z Mukowiscydozą

Na początku maja tego roku Polskie Towarzystwo Walki z Mukowiscydozą zwróciło się do nas z prośbą o pomoc w urządzeniu loterii fantowej. Nasza odpowiedź mogła być tylko jedna. Ruszyliśmy czym prędzej ze wsparciem pro bono, aby pomóc w organizacji tego pomysłu. Trwa ono po dziś dzień, a wpis ten jest na bieżąco aktualizowany o kolejne kroki.

5. Bieg po oddech

Polskie Towarzystwom Walki z Mukowiscydozą wspiera chorych i ich rodziny już od ponad 30 lat jako Organizacja Pożytku Publicznego. Obecnie z jego pomocy korzysta więcej niż 1700 osób. Towarzystwo opiekuje się podopiecznymi, oferując im pomoc finansową, prowadząc subkonta, a także wciela w życie programy rehabilitacji domowej oraz dba o dostarczenie niezbędnego sprzętu dla chorych. Jednocześnie organizacja działa na rzecz wprowadzenia zmian w systemie zdrowia w trosce o osoby chore na mukowiscydozę.

Przedstawiciele Towarzystwa Walki z Mukowiscydozą wyszli do nas z inicjatywą o zorganizowanie piątego Biegu po oddech. Głównym celem naszej współpracy jest przygotowanie loterii fantowej, której zadaniem jest zwiększenie świadomości na temat problemów, jakie dotykają osoby chore na mukowiscydozę, a także zebranie środków finansowych na działalność statutową poprzez organizację biegu.

Obecnie na wydarzenie zapisało się ponad 1000 osób. Żeby wziąć w nim udział, wystarczy przebiec 5 km na dowolnej trasie, a wynik biegu przesłać do organizatorów za pomocą zrzutu z aplikacji sportowej lub zegarka, mierzącego czas oraz dystans.

Artykuł ten opisuje poszczególne etapy, jakie zostały przeprowadzone w celu organizacji loterii fantowej. Jest on aktualizowany o kolejne ważne kroki, aby ostatecznie mogła powstać checklista loterii fantowej, analogicznie do checklisty loterii promocyjnej, która została udostępniona za darmo na naszej stronie.

Zasady współpracy

Projekty pro bono wymagają wcześniejszego określenia zakresu odpowiedzialności każdej ze stron oraz terminów końcowych. Wraz z Polskim Towarzystwem Walki z Mukowiscydozą odbyliśmy szereg spotkań online w celu ustalenia zasad współpracy. Ustaliliśmy też, że jako firma i360 przejmiemy odpowiedzialność za aspekty formalne procesu administracyjnego organizacji loterii oraz przygotujemy wzory pism i dokumentacji. Z kolei Towarzystwo będzie odpowiadać za dostarczenie wymaganych dokumentów i uzyskiwanie podpisów w swoim zakresie.

Łącznie zaangażowanie każdej ze stron zostało oszacowane na około 10 godzin roboczych. W ich zakres wchodzi przygotowanie, jak i rozliczenie całej loterii fantowej. Postanowiliśmy jednak nie wliczać czasu potrzebnego na samo prowadzenie losowania, jak i dojazdy do poszczególnych urzędów.

W czasie naszych spotkań wirtualnych z Towarzystwem Walki z Mukowiscydozą uświadomiliśmy również Stowarzyszenie o odpowiedzialności za prowadzenie loterii. Musimy bowiem pamiętać, że jej organizacja wiąże się z szeregiem obowiązków, spoczywających na członkach zarządu, który przeprowadza gry hazardowe.

Loteria fantowa w oczach prawa

Według przepisów prawa loteria fantowa to gra, w której można uczestniczyć na podstawie dowodu udziału, jakim może być nabycie losu. Z kolei podmiot, który ją organizuje, oferuje zwycięzcom nagrody rzeczowe. Pełny tekst tej definicji odnajdziemy w art. 2 ust.1 pkt 9 Ustawy o Grach Hazardowych z dnia 19 listopada 2019 roku (Dz. U. Z 2019 poz. 847).

W przypadku organizacji loterii dla Polskiego Towarzystwa Walki z Mukowiscydozą musieliśmy zmierzyć się z problemem dotyczącym nabycia głosów przez uczestników. Jako że cała rejestracja oraz dostarczenie wyników odbywa się z wykorzystaniem internetu, nie ma możliwości kontaktu fizycznego z uczestnikiem, aby przekazać potrzebny los, tym bardziej w formie papierowej. Jednakże nie chcieliśmy prowadzić odrębnego procesu sprzedaży głosów, ze względu na niską skuteczność takiego rozwiązania oraz duże obciążenie dla uczestników.

Podstawa prawna organizacji loterii fantowej

W celu organizacji loterii fantowej, organizator może powołać się na zezwolenie lub zgłoszenie, które stanowią dwie odrębne ścieżki procesowania i wiążą się z różnymi wymaganiami oraz ograniczeniami. W przypadku opisywanej loterii postanowiliśmy o organizacji na podstawie zgłoszenia, o czym jest mowa w art. 7 ust. 1 1b Ustawy o Grach Hazardowych. Z tego powodu loteria fantowa powinna rozpocząć się po co najmniej 30 dniach od dokonanego zgłoszenia, kiedy pula nagród jest wyższa od kwoty bazowej, ale jednocześnie nie przekracza jej piętnastokrotności. Rozwiązanie to było możliwe do wprowadzenia ze względu na status pożytku publicznego Stowarzyszenia. Z tego samego powodu i360 wyjątkowo nie wcieliło się w rolę organizatora.

Kolejnym wyzwaniem okazała się konieczność dotrzymania 30 dni dokonania zgłoszenia do rozpoczęcia loterii. Warto tutaj zaznaczyć, że uczestnicy mogli składać zgłoszenia już od kolejnego tygodnia, co uniemożliwiało zachowanie tego warunku. Połączenie rozpoczęcia loterii z dniem sprzedaży losów na bieg było niemożliwe. Ostatecznie wyszliśmy z koncepcją, według której wydawanie losów będzie towarzyszyło przesyłaniu informacji o wyniku przez uczestników, co zostało zaplanowane na 16.08-05.09.2020 rok.

Regulamin loterii fantowej określa zatem, że los jest nadawany każdemu uczestnikowi, kiedy ten prześle informacje o wyniku swojego wyniku przez stronę wydarzenia: www.bieg.oddychaj.pl. Każdy z przypisanych losów ma indywidualny numer, określający kolejność przesyłanego zgłoszenia. Tym sposobem pierwsza osoba, która prześle swój wynik, otrzyma los numer 1., następna o numerze 2. i tak aż do ostatniego zgłoszenia. Tego rodzaju rozwiązanie pozwoliło nam uzyskać dodatkowy czas, jaki jest potrzebny do organizacji loterii fantowej na podstawie zgłoszenia.

Wymagane dokumenty zgłoszenia

Organizacja loterii fantowej związana jest z przedstawieniem niezbędnych informacji oraz dokumentów, jakie trzeba złożyć razem ze zgłoszeniem. Ich zakres jest określony przez Ustawę o Grach Hazardowych. Poniżej przedstawiamy niezbędną dokumentacją, jaka została sporządzona przy współpracy z Towarzystwem Walki z Mukowiscydozą.

Wymagane informacje do przygotowania zgłoszenia

Do zgłoszenia loterii fantowej niezbędne jest przygotowanie informacji takich jak:

• rodzaj gry
• nazwa oraz status prawny organizatora
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym
• obszar, na którym planowane jest przeprowadzenie gry
• czas, w którym ma przebiegać gra
• wyznaczenie dokładnego celu, na jaki zostanie przeznaczony dochód
• określenie, jakiej wielkości będzie odbywać się sprzedaż losów i innych dowodów udziału wraz z ich wzorem
• dane osobowe osób, które zarządzają organizacją i ją reprezentujących, w tym imię, nazwisko, miejsce zamieszkania, numer i seria dowodu osobistego oraz obywatelstwo

Zakres załączników niezbędnych do zgłoszenia

Do przedłożenia wraz ze zgłoszeniem o organizacji loterii fantowej niezbędne są również załączniki, jak:

• regulamin loterii fantowej
• zobowiązanie o wypłacalności nagród uczestnikom
• oświadczenie potwierdzające, że wykorzystany kapitał zakładowy, środki finansowe oraz inny majątek pochodzi z legalnego źródła
• oświadczenie o braku zaległości w płatności podatków stanowiących dochód budżetu państwa, należności celnych, składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne
• oświadczenie od osób fizycznych, które zarządzają lub reprezentują podmiot o niekaralności za nieumyślne dokonanie przestępstwa, jak też za umyślne dokonanie przestępstwa skarbowego
• oświadczenie od osób, które bezpośrednio prowadzą lub nadzorują przebieg loterii fantowej o znajomości przepisów prawa w tym zakresie

Dodatkowe dokumenty

Wraz z Towarzystwem Walki z Mukowiscydozą uzgodniliśmy również, że przekażemy dodatkowe dokumenty na wypadek otrzymania takiego żądania. W tym celu wraz ze zgłoszeniem przedstawiliśmy dokumenty takie jak:

• deklaracja CIT 8 oraz elektroniczny obraz sprawozdania finansowego
• dokumenty te poświadczają o tym, że zgromadzone środki na organizację loterii pochodzą z legalnych źródeł
• zaświadczenia o: niezaleganiu ze składkami na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, niezaleganiu w należnościach celnych i niezaleganiu w zapłacie podatków, które stanowią dochód budżetu państwa, w celu udokumentowania oświadczenia w tej kwestii
• zaświadczenie z KRK o tym, że osoby fizyczne, które odpowiadają za zarządzanie oraz reprezentowaniem organizacji nie były skazane za dokonanie umyślnego przestępstwa lub umyślnego przestępstwa skarbowego, aby poświadczyć złożone oświadczenie

Jak można się domyśleć, skompletowanie tych dokumentów nie było najłatwiejszym zadaniem, zwłaszcza w przypadku tak wieloosobowego zarządu Stowarzyszenia. Z kolei konieczność podania danych osobowych wszystkich członków budziła wśród nich liczne kontrowersje.

Co ciekawe, w przypadku złożenia prośby do stosownego Urzędu Skarbowego o wydanie zaświadczenia o niekaralności spotkaliśmy się z odmową. Stało się tak najprawdopodobniej z powodu, że urzędnicy nie mieli doświadczenia z taką prośbą. Ostatecznie zaświadczenie zostało uzyskane dzięki formalnemu żądaniu złożonym na piśmie. Dodatkowo podaliśmy również kopię takiego dokumentu jako wzór, jaki został wcześniej wydany w innym przypadku dla i360.

Zawartość regulaminu loterii fantowej

Warto również zwrócić uwagę na to, jaka jest wymagana zawartość regulaminu loterii fantowej, która różni się od loterii promocyjnych czy audioteksowych. W tym przypadku obowiązkowe jest załączenie projektu celu oraz wskazanie celu, na jaki jest przeznaczony dochód z loterii, jak też wskazanie relacji procentowej, jaka zachodzi między przychodem ze sprzedaży losów a wartością puli nagród.

W zgłoszeniu zatem zapisaliśmy, że losy mają wymiar wyłącznie elektroniczny i nie zamierzamy przygotowywać losów papierowych. Natomiast cel podaliśmy jako dobroczynny, czyli wszechstronna pomoc osobom chorych na mukowiscydozę oraz ich rodzin, co jest i tak celem statutowym Towarzystwa Walki z Mukowiscydozą. Łączna wartość nagród wynosi zaś 75,17% kwoty przeznaczonej na sprzedaż losów.

Dokumentacja przebiegu loterii

Po złożeniu wszystkich niezbędnych dokumentów oraz załączników, przeszliśmy wraz ze Stowarzyszeniem do dokumentów dotyczących wykonywania obowiązków określonych w Ustawie o Grach Hazardowych, a także aktów wykonawczych. Ilość pism, które należy skierować do trzech różnych urzędów, może być dużym zaskoczeniem. Na pewno takim było dla Towarzystwa Walki z Mukowiscydozą, które było zobowiązane do ich złożenia.

Do obowiązkowych dokumentów dotyczących przebiegu loterii należą ewidencje:

• podstaw opodatkowania
• obliczania wysokości podatku
• zaświadczeń o zdobytych wygranych
• wypłaconych (wydanych) wygranych, w przypadku których wartości wynosi minimum 2 280 złotych

Ponadto należy przygotować wniosek o otrzymaniu zaświadczeń o uzyskanej wygranej od Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście. Konieczne jest dostarczenie tych dokumentów do odpowiednich organów. W przypadku ewidencji podstaw opodatkowania oraz ewidencji obliczania wysokości podatku od gier należy udostępnić je Naczelnikowi Małopolskiego Urzędu Celno-Skarbowego w Krakowie, a także Delegaturze w Krakowie w celu ich rejestracji oraz opieczętowaniu urzędowymi pieczęciami. Oczywiście właściwość tych organów dotyczyła konkretnie Polskiego Towarzystwa Walki z Mukowiscydozą.

Z kolei ewidencja wypłaconych (wydanych) wygranych, wynoszących minimum 2 280 złotych oraz ewidencja zaświadczeń o uzyskanej wygranej należy przekazać Naczelnikowi Urzędu Skarbowego Kraków Nowa Huta oraz Referatowi Podatku Akcyzowego i Gier w celu poświadczenia dokumentów przez ich zarejestrowanie, jak i opatrzenie przeszycia zamknięciem urzędowym.

Ilość obowiązków spoczywająca zatem na barkach organizatora loterii fantowej jest spora. Nic dziwnego, że spotkała się ona z zaskoczeniem pracowników Polskiego Towarzystwa Walki z Mukowiscydozą. Na ten moment udało się przygotować oraz wysłać powyższe dokumenty. Artykuł ten zostanie zaktualizowany, kiedy tylko zostaną zrealizowane kolejne kroki po otrzymaniu odpowiedzi ze strony urzędów.