Jak zorganizować loterię promocyjną – checklista
Aby zorganizować loterię promocyjną, potrzebujemy nie tylko idei, ale także znajomości podstaw prawa oraz zdrowego rozsądku. Żeby nie przeoczyć żadnego ciążącego na nas obowiązku, warto skorzystać z darmowego e-booka, który poprowadzi nas krok po kroku, jak też zapoznać się z poniższą checklistą z zestawem działań i podstawą prawną.
Jak zorganizować loterię promocyjną – checklista. Organizacja loterii z darmowym e-bookiem
Darmowy e-book został ułożony w taki sposób, aby pomóc w organizacji oraz w rozliczeniu loterii promocyjnej krok po kroku. Checklista zaś ułatwi nam realizację poszczególnych zadań w odpowiedniej kolejności.
E-book składa się z 4 kolumn: numeru krok, treści zadania, podstawy prawnej oraz statusu wykonania. Zadania wykonujemy według kolejności wskazanej w checkliście. W drugiej tabeli odnajdziemy dokładnie omówione zadanie, w trzeciej zaś zostaniemy odesłani do danego artykułu ustawy. Dzięki kolumnie ze statusem możemy zaznaczyć, które kroki zostały już podjęte, aby zachować porządek i uniknąć pomyłki.
Dla kogo jest adresowany e-book?
Przygotowany materiał pomoże w przygotowaniu loterii promocyjnej, która nie jest organizowana przez sieć Internet. Dlatego też opiera się on na przepisach Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 8 czerwca 2017 roku w sprawie urządzeń losujących, urządzeń do gier i automatów do gier, zabezpieczenia informacji dotyczących urządzanej loterii oraz uzyskiwania, naliczania i wypłacania wygranych (Dz. U. 2018 poz. 1171 oraz Dz. U. z 2019 poz. 1944).
E-book przedstawia przede wszystkim obowiązki, jakie dotyczą organizatora, który niebawem planuje dalsze działania z zakresu loterii promocyjnej. Nie jest on zatem objęty Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22.06.2010 w sprawie zaświadczeń o uzyskanej wygranej oraz ewidencji zaświadczeń i ewidencji wypłaconych (wydanych) wygranych (Dz. U. 2019 poz. 2314).
Ponadto nie znajdziemy w nim zadań wynikających z Ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. 2018 poz. 723) ani Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2019 poz. 1387).
Istnieje jednakże możliwość uzyskania pomocy w obu przypadkach. W tym celu warto skontaktować się bezpośrednio: tomasz.makaruk@i360.trejka05.pl, aby uzyskać więcej szczegółów przy loterii, której obowiązki nie zostały omówione w e-booku.
Obowiązki administracyjne
E-book nie zawiera opisu obowiązków administracyjnych, dotyczących obiegu dokumentacji wewnętrznej. Pamiętajmy bowiem, że są one uzależnione od zasad, jakie obowiązują w danej organizacji. Dotyczy to takich zadań jak: przekazywanie informacji o podatku od laureatów, jaki należy umieścić na rachunku Urzędu Skarbowego, jak też samo przygotowania protokołu wydania nagród.
Jak efekty można osiągnąć dzięki checkliście?
E-book z checklistą umożliwia nam rozpoczęcie działań związanych z organizacją loterii promocyjnej zgodnie z obowiązującą podstawą prawną, nie pomijając przy tym żadnego aspektu. Dzięki checkliście zorganizowano już setki loterii przez i360. Najlepszym dowodem skuteczności są te loterie, które przeszły pozytywnie kontrolę, wykazując, że zostały zorganizowane i rozliczone w zgodzie z przepisami prawa.
Jak zorganizować loterię promocyjną w 22 krokach?
Loteria promocyjna wymaga uzyskania niezbędnych zgód oraz przygotowania odpowiedniej dokumentacji. W checkliście zostały omówione wymagane zadania, jakie należy wykonać w podanej kolejności, aby spełnić wymogi prawne, a jednocześnie zadbać o sprawny przebieg całego procesu.
Przygotowanie regulaminu
- Naszym podstawowym działaniem powinno być przygotowanie Regulaminu loterii. Dodatkowo należy zawrzeć w nim rozdział o przetwarzaniu danych oraz uzgodnić ich zakres.
- Potrzebne jest również uzyskanie gwarancji za strony banku w sprawie wypłaty nagród w wysokości, jaka została określona w przyjętym Regulaminie loterii.
- Składamy wniosek o zgodę na organizację loterii promocyjnej.
- Przygotowujemy klauzulę RODO, która powinna się znajdować w formularzu rejestracyjnym.
Uzyskanie niezbędnych zezwoleń
- Za udzielenie zezwolenia na organizację loterii promocyjnej pobierane są opłaty, które uiszczamy w Urzędzie Skarbowym.
- Niezbędne jest również uzyskanie zezwolenia od Dyrektora odpowiedniej Izby Administracji Skarbowej.
- W przypadku, gdy nasza loteria jest organizowana przez sieć Internet, potrzebujmy następnie przygotować Regulamin odpowiedzialnej gry.
- Wniosek o zatwierdzenie Regulaminu odpowiedzialnej gry, w przypadku loterii organizowanej przez sieć Internet, powinniśmy odesłać do Ministra Finansów.
- Naszym obowiązkiem jest także poinformowanie odpowiednich organów:
– Dyrektora właściwej Izby Administracji Skarbowej, które wcześniej wydał nam zgodę, o rozpoczęciu działań w tym zakresie
– odpowiedniego Naczelnika Urzędu Celno-Skarbowego o podjęcie działań, które podlegają kontroli celno-skarbowej, a także zadbanie o niezbędne środki oraz warunki do przeprowadzenia loterii. W tym celu potrzebujemy podać nie tylko danych organizacji, ale także opis loterii i sposoby uzyskiwania w niej wyniku od przypadku. Powinniśmy także dołączyć zezwolenie na jej organizację, a także sam regulamin.
- Jeśli wartość wygranych wynosi co najmniej 2 280 złotych, niezbędne jest wpisanie faktu wydania takiej nagrody do ewidencji wypłaconych (wydanych) wygranych, a w przypadku otrzymania stosownego żądania od laureata, także do ewidencji zaświadczeń o uzyskanych wygranej. Umożliwi to dokonanie przez Naczelnika Urzędu Skarbowego poświadczenie ewidencji przez opatrzenie przeszycia zamknięciem urzędowym.
- Następnie powinniśmy uzyskać druki zaświadczeń o uzyskanej wygranej.
Odbycie szkoleń
- Zgodnie z obowiązującym prawem osoba, która nadzoruje loterie, nie musi posiadać świadectwa zawodowego. Zamiast tego niezbędne jest jednak odbycie odpowiedniego szkolenia obejmującego przepisy o grach hazardowych i regulaminów urządzanych gier w zakresie niezbędnym do wykonywania czynności związanych z nadzorowaniem i prowadzeniem gier. Po odbyciu takiego szkolenia otrzymujemy wymagane zaświadczenie.
- W aktach osobowych pracowników powinien znaleźć się oryginał zaświadczenia dotyczącego przebytego szkolenia. Kopia zaś powinna znajdować się w papierowym rejestrze i zawierać takie informacje jak: dane pracownika, data szkolenia, nazwa podmiotu, który wystawił oryginał zaświadczenia, a także jego numer.
Prowadzenie archiwizacji
- Jeśli loteria jest organizowana przez sieć Internet, potrzebujemy dodatkowo korzystać z urządzenia archiwizującego. Umożliwi ono rejestrację przebiegu loterii i jej wyników, a także ustalenie danych, jakie są wykorzystywane do identyfikacji uczestników.
- Loteria promocyjna organizowana przez sieć Internet zobowiązuje nas także do udzielenie dostępu zdalnego odpowiednim organom Krajowej Administracji Skarbowej do urządzenia archiwizującego i zbieranych przez nie danych.
Rozpoczęcie loterii
- W dniu rozpoczęcia loterii nie zapomnijmy o powiadomieniu o tym właściwego Naczelnika Urzędu Celno-Skarbowego oraz Dyrektora Izby Administracji Skarbowej.
- Do poprawnego przeprowadzenia loterii niezbędne jest powołanie Komisji Nadzoru, a także wydanie regulaminu jej działania oraz archiwizacja zgód na udział w pracach jej członków.
- Na każdym urządzeniu do gier należy umieścić numer rejestracji, a także informację o koncesji lub zezwolenie na eksploatację urządzenia w celu przeprowadzenia loterii. Dobrze, aby te oznaczenia, zostały umieszczone tak, aby osoby trzecie nie mogły ich usunąć.
- Po każdym zakończonym losowaniu powinniśmy przygotować odpowiedni protokół.
Zakończenie loterii
- Pamiętajmy, że uczestnik loterii ma prawo do otrzymania imiennego zaświadczenia o uzyskanej wygranej.
- Podobnie jak wcześniej składaliśmy poświadczenie otwarcia ewidencji właściwemu Naczelnikowi Urzędu Skarbowego, tak teraz należy przedstawić ewidencję zaświadczeń w celu zamknięcia ewidencji po zakończeniu roku kalendarzowego. Dotyczy to także ewidencji wypłaconych wydanych wygranych.
- W ciągu 30 dni od zakończenia loterii właściwy Naczelnik Urzędu Celno-Skarbowego powinien od nas otrzymać informację, dotyczącą jej przeprowadzenia.
Darmowy e-book do pobrania
Darmowy e-book z checklistą nie jest poradą prawną, jednakże pomoże w organizacji loterii promocyjnej krok po kroku. Zawarte w nim zadania są od lat stosowane w i360 i stanowią podstawowe działania, jakich należy dopełnić. Omówienie poszczególnych zadań w podanej kolejności uprości naszą drogę do przygotowania skutecznej loterii promocyjnej.
